Trots att så många berörs är den digitala arbetsmiljön fortfarande en okänd fråga för många. Här finns en enorm potential för både arbetsgivare och medarbetare att öka såväl lönsamhet som effektivitet och trivsel på jobbet.
Även om bara en liten del av problemen skulle gå att undvika skulle det sannolikt finnas miljoner kronor att spara - för att inte tala om frustration, ilska och utebliven arbetsglädje.
En vanlig vecka kan en anställd möta mellan 30 och 40 olika tekniska lösningar som han eller hon behöver använda för att kunna utföra sitt jobb. Och alla har olika lösenord, utseende och funktioner. I vissa branscher - exempelvis bemanningsbranschen - kan det vara ännu fler, eftersom olika uppdragsgivare ofta har olika lösningar som konsulterna förväntas kunna hantera.
Att man ofta bara förutsätts kunna hantera alla olika IT- och tekniklösningar man ställs inför är en nyckelfaktor för den som vill förbättra den digitala arbetsmiljön på sin arbetsplats. Det är nämligen inte alls självklart att alla kan det - framför allt inte på den avancerade nivå som ofta krävs för att lösningen ska fungera som det är tänkt.
Och då är risken stor att det system som skulle underlätta och effektivisera i stället skapar problem, ineffektivitet och frustration hos användarna.
Hur gör man då för att skapa en välfungerande digital arbetsmiljö? Eftersom alla arbetsplatser är olika finns ingen universallösning, men här är tre tips till medarbetare och tre tips till arbetsgivare som kan göra stor skillnad.
Tre tips till medarbetare:
❑ ❑ Identifiera problemen. Hur ser IT- och teknikstödet ut på din arbetsplats? Hur mycket tid försvinner på grund av att systemen krånglar, är oflexibla eller dåligt anpassade? Prata med kollegorna och gör en enkel rapport.
❑ ❑ Föreslå lösningar. Ofta är utbildning en del av lösningen. Ibland kan system behöva bytas ut, uppdateras eller göras om. Var konkret och visa hur mycket som finns att tjäna på att förbättra den digitala arbetsmiljön.
❑ ❑ Var delaktig. Sätt av en stund ibland till att reflektera över din digitala arbetsmiljö. Vad fungerar bra och vad kunde vara bättre? Påverka genom att ge kontinuerlig feedback och föreslå förbättringar.
Tre tips till arbetsgivare:
❑ ❑ Upphandling. Gör ett ordentligt upphandlingsarbete och se till att de lösningar ni köper fungerar, anpassas till er verksamhet och att de fortsätter fungera även löpande. Ta gärna hjälp av experter på användbarhet eller interaktionsdesign.
❑ ❑ Utbildning. För att system och andra lösningar ska kunna vara till nytta behöver användarna kunna använda dem rätt. Avsätt tid och resurser för det redan från början, så slipper ni misstag, missnöje och minskad effektivitet.
❑ ❑ Uppföljning. Fungerar lösningarna som de ska? Används de som det är tänkt? Får ni de resultat som förväntades? Är användarna nöjda? Följ upp investeringen och se till att den lönar sig.
Lycka till!