Kort ska hjälpa försvaret spara
Alla anställda inom försvaret erbjuds ett betalkort. Med kortet ska de försvarsanställda köpa resor och kunna göra enklare inköp. Kortet går även att använda privat.- Vi sparar på administration och får samtidigt bättre kontroll, säger Kirsten Jepsen, FMLOG.
Foto: Fredrik Sandberg / SCANPIX
Ett led i sparandet
Kirsten Jepsen, projektledare, förklarar att det är ett led i att spara pengar. Med betalkort behöver arbetsgivaren till exempel inte betala ut förskott vid resor.
- Bara det är en jättebesparing. Vi sparar in på personal och får mycket bättre uppföljning på kostnaderna vid resor, säger Jepsen.
Den som ska göra en tjänsteresa går in i det nya systemet och gör en reseansökan som går vidare till chefen för påskrift. Sedan kopplar sig den anställde vidare till Försvarsmaktens resebyrå.
- Det är viktigt att man fortfarande beställer hos vår resebyrå. Man får inte gå på stan och beställa sin resa, säger Kirsten Jepsen.
Personliga koder
Alla anställda har en egen reseprofil och personliga koder när de betalar med kortet.
- Betalkortet kan också användas för att betala taxi och hotell i samband med resan och kan även användas för privat bruk.
Kristen Jepsen ser ingen risk för att det kan ske en sammanblandning av bruk i tjänsten och privat.
- Nej, när man kommer hem gör man en reseräkning i systemet. Den tar man tar ut på papper och bifogar sina reserelaterade kvitton.
Pengar i god tid
En reseadminstratör kontrollerar sedan att det inte smugit med kvitton för privata inköp. Trots behovet av kontroll räknar Försvarsmakten med att spara mellan två och två och en halv miljoner kronor på minskad administration.
- Vi sparar även in på fakturahanteringen eftersom den anställde betalar fakturorna.
När reseräkningen kontrollerats får respektive chef ett mejl som ska attesteras.
- Det ska kontrolleras varje dag och sedan sker utbetalning till den enskilde. Gör man bara sina reseräkningar direkt efter varje resa så kommer det att finnas pengar i god tid innan fakturorna ska betalas, säger Kirsten Jepsen.
Många frågor
Hon avbryts av samtal från en anställd med frågor kring systemet och berättar att hon får många sådana samtal nu. Betalkortet infördes den 1 januari och det vanligaste felet personalen gör är att de inte läser instruktionerna.
- Systemet har barnsjukdomar som gör att det inte har fungerat riktigt som det ska, säger Kirsten Jepsen.
Sedvanlig kredirkontroll
Hon ser egentligen inga risker och menar att eventuellt missbruk av betalkorten inte är Försvarsmaktens problem. Det kan finnas anställda som inte får kort. Eurocard gör en sedvanlig kreditkontroll innan någon beviljas ett kort.
Betalkortet ska i första hand användas till resor, men kan även användas för enklare inköp.
- Sedan får man förklara varför man gjort inköpen och det är upp till chefen att attestera. Men sådana köp ska bara göras i undantagsfall, för vi har andra rutiner för det, säger Kirsten Jepsen.
Så jobbar vi med nyheter