Istället för att politikerna i Luleå ska få handlingarna till möten via post ska de nu få var sin surfplatta och digitala handlingar. Därför köper kommunen ett nytt system för diarium och ärendehantering.
Anders Granström, IT-chef Luleå kommun, säger att det nuvarande systemet är ålderstiget.
– Vi måste modernisera ärendehanteringen. Vi vill inte ha en lösning där en massa människor behöver kopiera från ett ställe till ett annat, säger han.
Men att politikerna får surfplattor innan eleverna i kommunens skolor har likvärdiga förutsättningar väcker kritik. I Luleå har några av skolorna elevdatorer, andra inte.
Skolledningen vet om problemen och nu ska skolan själv spara ihop 15 miljoner kronor för moderniseringen.
Örnässkolan är en av de skolor som inte har elevdatorer till högstadieeleverna.
"Viktigare med datorer i skolan"
Elevrådet vid skolan har kämpat mot orättvisan. När de får höra att politikerna ska få surfplattor reagerar de.
– Det är ju bra för politikerna att de får surfplattor, men det är ju viktigare med datorer i skolan. Alla har inte dator hemma. Att vi inte har datorer påverkar ju vår utbildning negativt, säger Amanda Nilsson, elev.
– Det är viktigare att vi får datorer i skolan. Skolan är ju vårat jobb vi behöver dem i skolarbetet, säger Lina Yamada, elev.
Också några lärare i lärarrummet på Örnässkolan har synpunkter.
– Datorer för eleverna öppnar möjligheter och är till otroligt mycket hjälp. Det ska inte spela någon roll i vilken skola man går, kommunens skola ska vara likvärdig. Innan skolan är färdigt tekniskt utrustad ska man inte börja med surfplattor till politiker, Marie Grefve, lärare.
– Det är bra att politikerna får modern teknik, men man börjar i fel ände. Skolan behöver också ha modern teknik och det har vi inte i alla skolområden, säger Julia Wennberg Niska, lärare.
Det ska bli enklare för alla
Just nu pågår arbetet med kravspecifikation och upphandling av det nya systemet. Först ärendehanteringen lyftas över i det nya systemet och sedan ska digital distributionen av handlingar införas.
– Syftet är att göra det enklare för alla. E-samhället är inte bara att distribution handlingar till politikerna, det är så mycket mer. Det handlar om att utveckla verksamheten med hjälp av tekniska verktyg, exempelvis olika e-tjänster, säger hon, säger Gunilla Lundin, kanslichef, kommunledningsförvaltningen.
Lösningen ska fungera för hela kommunen.
– Sedan är det nämnderna som avgör om de köper in surfplattor. De får då väga in hur mycket som sparas genom att man slipper kopiera upp alla handlingar, kostnaden för porto att skicka ut dem och den arbetstid som läggs ner, säger Lundin.
Kan man inte bara skicka ut handlingarna via e-post?
– Ska man skicka stora mängder handlingar och bilagor är det svårt att ta emot dem om man till exempel sitter utanför tätorten med en modemuppkoppling. Det är svårt att ladda upp så stora filer. Politikerna kan gå in på en internetsida där informationen finns tillgänglig.