Lokalbristen vållar problem för stadsbyggnadsförvaltningen och de särskilt ansvariga inom fastighetsavdelningen.
I själva stadshuset ryms endast tre förvaltningar och därför är många andra utspridda runt om i stan, så även inom själva verksamhetsområdena.
Exempelvis håller socialförvaltningen till i både kvarteret Kungsfågeln i gymnasiebyn och i Strandgallerian (Luleå energis gamla lokaler), samtidigt som barn- och utbildningsförvaltningen, en av kommunens största, sitter i flera olika lokaler.
Och detta drabbar verksamheterna, enligt Malin Lagervall, planeringschef vid statsbyggnadsförvaltningen vars verksamhet finns i både stadshuset och på Midgårdsvägen.
– Ett ständigt arbete med hur vi ska kunna ha mer effektiva lokaler för kommunens verksamheter. Trångt på flera håll och även om det numera finns digital möjligheter, blir det ett ineffektivare arbetssätt att sitta på olika platser.
Hon beskriver översynen av fastighetsbeståndet som "ett gigantiskt pusselläggande".
– Att samla alla inom barn- och utbildningsförvaltningen i kvarteret Kungsfågeln kan vara en lösning. Men då ryms inte socialförvaltningen där och tvingas flytta i stället.
Även fritidsförvaltningen måste hitta nya lokaler då deras nuvarande kontor på Skomakargatan försvinner, i och med att räddningstjänsten flyttar år 2019-2021 (sannolikt till Mjölkuddsberget, reds anm).
Läs mer: Här kan nya brandstationen hamna
– Ett pussel som ska läggas under flera års tid men vi måste börja tänka på det redan nu. Det kan handla om att hitta nya lokaler utöver våra befintliga, men det behöver inte bli så heller.
Vattenfalls gamla lokaler på Magasinsgatan töms i höst, när energibolaget flyttar till Porsön, och kommunen har undersökt om de kontorsytorna skulle kunna användas för någon av förvaltningarna.
Läs mer: Vattenfall lämnar centrum
Men någon sådan lösning med fastighetsägaren Hemfosa kom aldrig till stånd.
Malin Lagervall medger att kommunens arbete med att hitta nya förvaltningslokaler går trögt.
– Svårt att hitta lokaler där alla ryms. Sen är det en kostnadsfråga. Kommunen har många stora, mer verksamhetsspecifika investeringar framför sig, som lokalbehovet måste vägas mot.
Är frågan bortprioriterad av politikerna?
– Man får inte alltid allt man vill ha. Vi måste värna investeringarna, det tror jag att de flesta förstår. Det kanske inte går att lägga det jättestora pusslet nu utan i stället göra etappvisa justeringar.
Hur ser personalen på "trångboddheten" och de utspridda verksamheterna?
– En arbetsmiljöfråga. Främst för skolförvaltningen men även miljö- och byggnadsförvaltningen i stadshuset. De behöver utöka och i så fall måste någon annan verksamhet flytta ut. Lokalfrågor är alltid viktigt och vi har förvaltningsövergripande samverkan med de fackliga organisationerna, säger Malin Lagervall, planeringschef hos stadsbyggnadsförvaltningen.